Di abad ini, lalu lintas komunikasi bisnis dilakukan melalui telepon , sehingga sistem telepon merupakan hal penting dikarenakan memberi pengaruh terhadap efektivitas dan adalah salah saktu faktor keberhasilan dalam berbisnis . Seorang Staf, misalnya, perlu untuk mengakses jaringan perusahaan baik melalui ponsel, Telpon maupun VoIP (“Voice over Internet Protocol”), dan manajemen telpon Pabx System yang efektif sangat diperlukan untuk mencegah panggilan dan bisnis, yang tidak terjawab. Teknologi yang mendasari, tentu saja diperlukan sehingga sejumlah fitur yang diperlukan dapat dipenuhi ketika menerapkan manajemen telepon Pabx yang efektif.
Automated Call Distribution
Distribusi Panggilan otomatis, atau ACD, adalah proses dimana panggilan masuk didistribusikan ke jajaran agent pos penjawab telepon Pabx, secara berurutan, sehingga jika salah satu posisi sibuk, atau tanpa pengawasan, panggilan dapat diterima oleh agent berikutnya, dan seterusnya. Hal ini dapat berguna dalam layanan pelanggan atau call center di mana volume panggilan masuk yang tinggi, dan panggilan harus diteruskan ke pihak yang benar. ACD juga memberikan fasilitas untuk merekam pesan dan untuk
tujuan administrasi, dapat mengumpulkan statistik panggilan dan mengatur keseimbangan panggilan antara saluran telepon.
Hosted PBX
Sebuah PBX, atau “Private Branch eXchange”, adalah sentral telepon yang melayani dan bertanggung jawab untuk manajemen aliran panggilan dan antrian suatu perusahaan.
Seperti namanya, PABX dikhususkan untuk satu lingkup perusahaan dan tidak bergantung pada peralatan yang disediakan oleh umum, publik ataupun penyedia layanan telekomunikasi publik. Dengan demikian dapat dipertahankan oleh perusahaan itu sendiri, atau oleh penyedia yang ditunjuk oleh perusahaan.
Interactive Voice Response
Interactive Voice Response, atau IVR, adalah fitur yang berguna untuk menjadikan transaksi rutin menjadi otomatis, melalui pengenalan suara, atau nada sentuh tombol, sehingga tidak ada interaksi dengan operator manusia diperlukan. Hal ini dapat berguna untuk permintaan layanan dan transaksi sejenis lainnya, dan tentu saja, dapat tersedia 24 jam sehari, 7 hari seminggu.
Grup Hunt Routing
Kelompok berburu, atau “ikuti saya”, routing yang memungkinkan Anda untuk mengkonfigurasi beberapa tujuan yang berbeda – termasuk nomor ponsel dan internasional – di mana panggilan berpotensi dapat dijawab. Sekali lagi, jika satu nomor sibuk, atau tak terjawab, panggilan “cascades” ke nomor yang tersedia berikutnya, dan berikutnya, sampai dijawab. Jika diterapkan dengan benar, kelompok berburu routing berarti bahwa panggilan tidak terjawab adalah sesuatu dari masa lalu.
Fax-to-Email, Voice-to-Email
Fax-to-email atau fungsi voice-to-email pada dasarnya memungkinkan Anda untuk mengambil komunikasi yang dikirim melalui fax, atau telepon suara, pada setiap perangkat di mana Anda dapat mengakses pesan email. Transmisi faks ke nomor faks-ke-email secara otomatis diteruskan, sebagai lampiran biasa, ke account email Anda, sementara transmisi suara yang dilampirkan sebagai file audio – file, misalnya “wav.” – dapat diputar ulang pada speaker PC, misalnya.
